Problem, Analys & Åtgärd
För att identifiera nödvändiga åtgärder som förbättrar och skapar värde för verksamheten krävs först en kartläggning, analys och prioritering av rådande problem. Viktigt är att involvera berörd personal som direkt påverkas av problemen. Vi tar ofta på oss rollen som facilitator för att tillsammans med personalen genomföra arbetet med kartläggning, analys och prioritering. Innan det går att konkretisera åtgärder måste först bakomliggande grundorsak till problemen identifieras. Därefter går det att skräddarsy åtgärder för verksamheten som både skapar värde och samtidigt löser de prioriterade problemen. Många gånger går det att sätta samman likartade åtgärder till åtgärdspaket för att effektivisera införandearbetet.
Process- och Organisationsdesign
För att förbättra och optimera en verksamhets processer och organisation är det även här viktigt att arbeta nära tillsammans med personalen. Berörd personal har som oftast bäst insikt i dagens arbetssätt och befintliga processer. Först kartläggs och identifieras brister, problem och flaskhalsar i verksamhetens befintliga processer. Därefter analyseras genomfört arbete för att definiera förbättringsåtgärder som optimerar processerna. Vidare genomförs eventuellt nödvändiga förändringar i befintliga roller. Eventuellt tas nya roller fram, onödiga roller tas bort. Till sist görs en genomlysning av befintlig organisation för att säkerställa att den stödjer de nya processerna och arbetssättet, vilket kan kräva organisationsförändringar. Samverkansformer anpassas mellan roller i processerna och mellan funktioner inom organisationen.
Projekt- och Programledning
För att säkerställa att en förändringsresa genomförs på ett strukturerat och framgångsrikt sätt krävs rutinerade program- och projektledare och erfarna förändringsledare under hela projektet. Våra rådgivare har bred projekterfarenhet och kan ta på sig flera olika projektroller. Vi kan till exempel ta på oss en coachande roll för att i bakgrunden stödja verksamhetens egna projektledare. Vi kan också ta på oss helhetsansvaret över projektledarrollen för att säkerställa ett framgångsrikt projektarbete och att lämplig förändringsledning tillförs. Vi rekommenderar att projektet följer en gemensam projektstyrningsmetod. Alla våra rådgivare är certifierade i olika projektstyrningsmetoder. Antingen tillämpar vi verksamhetens redan implementerade metod eller så föreslår vi lämplig metod i samråd med verksamheten.
PMO
I större förändringsarbeten är det vanligt att temporära programkontor (PMO) etableras för att stödja, styra och följa upp alla ingående delprojekt i förändringsresan. En del företag har redan upprättat permanenta projektkontor i organisationen för att kontinuerligt stödja linjens projekt- och förändringsarbeten. Saknas ett PMO kan vi med vår expertis inom området stödja organisationer med att upprätta temporära eller permanenta PMO's. Vi utvecklar och implementerar nödvändigt stöd såsom t.ex. mallar, rutiner, arbetssätt och verktyg. Vi bidrar även med stöd för att driva det operativa PMO-arbetet. I samråd med kunden bestämmer vi även här lämplig projektstyrningsmetod. Detta syftar till att säkerställa att alla deltagare i programmet med ingående delprojekt tillämpar ett enhetligt arbetssätt med bl.a gemensamma rutiner, mallar och enhetliga former för att rapportera framdrift.
Digitalisering & IT
I dag är digitala lösningar nästan alltid en naturlig delkomponent i projekten. Ofta för att knyta samman verksamhetsprocesser på ett mer effektiva sätt. Dock innebär det nya arbetssätt och samverkansformer för involverade medarbetare och berörda aktörer i de nya processerna. Att identifiera vilka digitala & IT lösningar som lämpar sig för just din verksamhet är också ett komplicerat arbete.
Våra rådgivare har bred erfarenhet från olika projekt och kan stödja i arbetet med att definiera det nya arbetssättet, identifiera lämpliga stödjande lösningar, knyta samman olika processer och sammankoppla olika aktörer på ett nytt sätt samt samverkans-former etc. En central förutsättning när nya digitala eller IT-lösningar införs är att anpassad föreningsledning tillförs för att få berörda aktörer arbetar utefter det nya arbetssättet med de nya lösningarna. Här krävs att Förändringsledningtillförs i projekten.
Ramavtal & Upphandling
Vi ger stöd i hela upphandlingsprocessen då en enskild rådgivande tjänst eller annan managementkonsulttjänst skall upphandlas.
Vi ger också stöd i det mer komplicerade och omfattande arbetet med framtagande av ramavtalsupphandlingar. Här ska fler leverantörer upphandlas, villkor bestämmas som ska gälla över en längre tidsperiod. Vidare måste parametrar för utvärdering bestämmas samt hur de ska viktas. Vi säkerställer att all nödvändig formalia finns med i ramavtalsunderlaget. Vi delar med oss av hur bör- resp. skallkrav lämpligast bör balanseras samt identifiera vilka kompetens- och erfarenhetskrav ramavtalet bör inkludera. Vi delar också med oss av vår erfarenhet kring vilka utvärderings-parametrar som bör nyttjas och hur de bör viktas.
Svarsprocessen
Med vår gedigna erfarenhet av att svara på både upphandlingar och ramavtal kan vi tillhandahålla det stöd som krävs för att paketera ihop vinnande svarshandlingar. Svarsprocessen är både tidskrävande och komplicerad. Ibland kan det t.ex. vara svårt att identifiera lämpliga relevanta referensuppdrag, justera rådgivares konsult-CV'n för att matcha förfrågningsunderlaget samt att få tag på och förbereda tidigare referenskunder om detta är ett krav. Svårast är dock att fastställa hur man ska prissätta anbudssvaret. Många gånger är pris tungt viktat i relation till övriga utvärderingsparametrar. Under hela svarsprocessen måste du ha konkurrenternas svar i åtanke. Du vill ju givetvis att ditt svar skall framstå som både bättre och mer prisvärt än dina konkurrenters. Hur konkurrenterna kommer svara vet du inte. Dock kan tidigare års svarshandlingar begäras ut t.ex. inom offentlig sektor, vilket kan ge ledtrådar till hur de kommer att svara för aktuellt ramavtal.
CEO, Senior Advisor & Interim